Anwesenheitsliste und monatliche Anwesenheitsübersicht

Wählen Sie unter „Geld“ die Option „Mehrfachkarte“: Eine Zahlung wird zusammen mit der Zahl der Termine erfasst, die sie abdeckt, und jeder abrechenbare Besuch verbraucht einen davon. Entschuldigtes Fehlen verbraucht keinen Termin — er lässt sich später mit dem Kürzel „Nachholstunde“ nachholen —, Nichterscheinen ohne Absage dagegen schon. Wenn noch ein Termin übrig ist (die Schwelle ist einstellbar), erscheint bei der Person „Zeit zum Verlängern“, und Besuche über das Bezahlte hinaus werden als offener Betrag angezeigt.

Bei „Monatsbeitrag“ wird der Beitrag auf die Termine des Monats verteilt. Wer am 16. dazukommt, zahlt nur für die Termine ab diesem Datum, und mit anteiliger Berechnung zieht jedes Fehlen, dessen Kürzel nicht abrechenbar ist (Krankheit, entschuldigt), einen weiteren Anteil ab. Ein bei der Person hinterlegter Rabatt, etwa 50 %, gilt für jede Abrechnung.

Das hängt davon ab, was ein leeres Feld bedeutet, und das ist eine Einstellung. Kita- und Schullisten erfassen meist nur Fehlzeiten, daher zählt ein leeres Feld eines vergangenen Tages als anwesend. Ein Verein oder ein Kurs erfasst alle, und ein leeres Feld bedeutet „noch nicht erfasst“ — die Summen zeigen diese Termine, damit keiner vergessen wird. Nachhilfelehrer markieren nur die Schüler, die Unterricht hatten.

Stellen Sie unter „Wann Termine stattfinden“ zwei oder drei Kontrollen pro Tag ein. Jede ist eine eigene Spalte und eine eigene Kontrolle, und der Bildschirm zeigt grün „Alle da“ oder nennt die Namen der Fehlenden — auf einen Blick, ohne Köpfe zu zählen.

Schalten Sie unter „Regeln“ die Anzeige „wie viele morgen kommen“ ein – beim Kita-Journal ist sie schon an. Abends zeigt der Bildschirm der Anwesenheitskontrolle, wie viele zum nächsten Termin erwartet werden: alle Eingeschriebenen minus die, die für diesen Tag schon als abwesend eingetragen sind, etwa krank bis Freitag oder im Urlaub, den die Eltern angekündigt haben. Dazu steht, wie viele zuletzt krank eingetragen waren und seitdem nicht wieder da waren – bei ihnen lohnt sich eine Nachfrage. Den morgigen Tag können Sie im Voraus eintragen: einfach mit dem Pfeil dorthin wechseln.

Öffnen Sie „Dieser Termin“ unter der Anwesenheitskontrolle: Ein abgesagter Termin bleibt mit seinem Grund sichtbar, fällt aber aus den Summen und Beiträgen heraus, und ein verschobener Termin wandert samt Kürzeln auf das neue Datum. Ein einmaliger Zusatztermin lässt sich an jedem Tag hinzufügen, und im Modus „Einzelne Termine“ wird jedes Treffen so hinzugefügt.